Was ich beim Kommunizieren meiner Neuigkeiten beachten muss

Wenn jemand eine Neuigkeit im Unternehmen kommunizieren möchte, gibt es einige Dinge auf die man besonders achten muss. Dabei gilt es verschiedene Aspekte zu betrachten.

Zunächst einmal sollte man sich Gedanken darüber machen, welche Art von Nachricht man überhaupt kommunizieren möchte. Je nach dem, ob es sich um eine Unternehmensnachricht, eine Arbeitsanweisung oder eine andere Art von Mitteilung handelt, muss sich die Frage gestellt werden, ob die Information für alle relevant ist.

Vor allem in international agierenden Unternehmen mit vielen Standorten kommt es häufig vor, dass Informationen verkündet werden, die eigentlich gar nicht für alle Mitarbeiter relevant sind, sondern lediglich eine Teilgruppe direkt betreffen. Hier differenziert der Verkünder häufig nicht zwischen dem persönlichen Interesse und dem, der gesamten Mitarbeiter.

Das Problem wird schnell deutlich: Es kommt eine regelrechte Informationsflut auf die Mitarbeiter zu, was zur Folge hat, dass die Mitarbeiter irgendwann nicht mehr richtig abgrenzen können, was wichtig ist und was nicht und somit eigentlich wichtige Informationen verloren gehen.

Es tritt also sozusagen eine Verwässerung von Informationen auf, da zu viele Informationen mit zu wenig Relevanz verbreitet werden. Ein gutes Beispiel dafür wäre ein Rundschreiben, das von Raum zu Raum weitergereicht wird. Hier hat der Empfänger keinerlei Möglichkeit ein zentrales Feedback abzugeben, sodass man dieses einzeln geben muss, eine Antwort erhält, diese aber möglicherweise an 15 weitere Kollegen auch beantworten muss. Hier kann ein zentrales Tool Abhilfe schaffen, sodass Rückfragen und Feedback zentral erfasst und kommentiert werden können.

Die Vorteile einer zentralen Kommunikation

Wenn man Informationen pushen möchte, kann das sehr schnell zu einem Problem werden. Nicht immer ist es möglich den Empfängern persönlich die Nachricht zuzustellen, denn ab einer gewissen Empfänger- beziehungsweise Mitarbeiterzahl ist ein persönliches Ansprechen quasi nicht möglich.

Also kommt häufig die E-Mail als Mittel zur Kommunikation zum Einsatz. Allerdings ist hier eine Personalisierung sehr schwer zu realisieren. Eine Mail wird so an alle Mitarbeiter geschickt, obwohl ich genau weiß, dass 90% mit dieser Mail gar nichts anfangen können. So verwässert das Medium und die Nachrichten kommen nicht zuverlässig bei den Empfängern an.

Über Personalisierung kann ich es schaffen, die Mitarbeiter punktgenau zu erreichen, sodass der Relevanzgrad hoch bleibt. Neben der Personalisierung ist es aber auch zudem wichtig, dass ich Aufmerksamkeit habe. Wünschenswert wäre ein Zustand, in dem ich als Sender meine Neuigkeit nicht pushen muss, sondern sich die Empfänger, also die Mitarbeiter, die Informationen selbstständig holen, also pullen, würden.

Hier ist es sinnvoll die Informationen über ein Tool zu streuen, das im Unternehmen ohnehin schon viele Anwendungsfälle abdeckt. Denn um den Arbeitsalltag zu bewältigen, befinden sich die Mitarbeiter ohnehin schon auf dieser Plattform und sind dann dementsprechend den Nachrichten direkt ausgesetzt.

Für wen sind meine Inhalte relevant?

Bei der Verbreitung von Informationen spielt die Relevanz eine große Rolle. Oftmals verstehen das Unternehmenskommunikationen in großen Konzernen falsch und kommunizieren lediglich Vorstandsnachrichten.

Doch in der Realität sieht das anders aus: Die Mitarbeiter interessieren sich für viel praxisorientierte Dinge wie beispielsweise aktuelle Projekte, neue Marketingkampagnen oder ähnliches. Häufig wird aber leider nur Top-Down kommuniziert. Eine sinnvolle Maßnahme wäre es also den Menschen, die sich mit bestimmten Themen auseinandersetzen, die Möglichkeit zu geben, diese auch mit den anderen zu teilen.

Natürlich müssen zunächst Hürden abgebaut werden. Das kann vor allem dadurch erreicht werden, indem man den kompletten Prozess, der dahinter steht, schlanker gestaltet. Das Ziel sollte es sein allen Mitarbeitern zu ermöglichen eine Neuigkeit zu veröffentlichen. Denn wenn nur einer aus 10.000 Mitarbeitern News veröffentlichen darf, erhalten Sie mehr oder weniger nur irrelevante Inhalte.

Ein gutes Beispiel dafür ist der Prozess einer Veröffentlichung von Nachrichten durch eine Unternehmenskommunikation. Hier ist es keine Seltenheit, dass Neuigkeiten vor der Veröffentlichung mehrfach kontrolliert werden, sodass sie im Endeffekt so "polished" sind, dass sie eigentlich keiner mehr lesen will. Alle Kanten sind des Beitrags sind dann raus geschliffen und der Relevanzgrad ist sehr niedrig.

Habe ich beispielsweise einen Microblog kann da jeder etwas reinschreiben. Aber auch nur da, wo es für die Leute auch relevant ist. Wenn der IT-Leiter vom Standort Heidelberg also kundgeben will, dass morgen der Mail Server aufgrund eines Updates für 60 Minuten nicht zur Verfügung steht und daher der gesamte Standort keine Mails erhalten oder senden kann, dann kann er das auch einfach und personalisiert an alle Betroffenen kommunizieren.

Veraltete Inhalte

Unternehmen werden das Problem vermutlich kennen: Ich habe alle meine Informationen, allerdings auch solche, die sehr alt und nicht mehr aktuell sind. Diese Informationen sollten an Mitarbeiter eigentlich nicht mehr verbreitet werden. Doch was genau mache ich jetzt?

Tatsächlich erleben wir diesen Zustand häufig in Kundenprojekten und auch bei uns selbst. Oftmals ist es so, dass der IT-Leiter dann sagt, dass er in seinem Bestandssystem 120.000 Dokumente hat, die dann alle übertragen werden sollen. Doch solche Systeme, die von Tag 1 veraltete Informationen enthalten, die haben gleich zu Beginn eine sehr geringe Akzeptanz.

Im Prinzip liegt es in der Natur eines jeden Wikis, dass jeder Dokumente anlegen und auch editieren kann, sodass die Inhalte eigentlich einer permanenten Qualitätskontrolle unterzogen werden. Das Vorurteil, dass jeder dann in das Wiki reinschreibt, was er möchte und nach Belieben Inhalte löscht, lässt sich einfach aus der Welt schaffen. Denn jeder Nutzer ist letztendlich mit seinem Namen angemeldet, sodass alle Änderungen stets nachvollziehbar sind.

Wenn Sie ein System im Einsatz haben, dass es allen Leuten ermöglicht einfach Inhalte zu editieren, dann machen das die Mitarbeiter auch. Haben andere ein Dokument angelegt oder bearbeitet, dann bekommt dieser auch eine Benachrichtigung per E-Mail und kann das dann anschließend gut nachvollziehen. Ist der Schreibprozess allerdings aufwendig, dann bleiben durch Abhängigkeiten die Inhalte nicht aktuell.

Archivierung in Intranetsystemen

Bei der Archivierung von Inhalten sprechen wir auch von einem "Inhaltslebenszyklus". Es gibt Situationen, in denen es erforderlich ist, dass man eingestellte Inhalte einer Kontrolle beziehungsweise einer regelmäßigen Prüfung unterzieht. Das kann manuell oder durch ein Plugin erfolgen

Sinnvoll ist es eine feste Regel zu definieren. So kann zum Beispiel festgelegt werden, dass ein Dokument alle 12 Monate auf seine Relevanz getestet wird, ansonsten wird es automatisch archiviert. Kombiniert werden kann das Ganze dann auch mit einer Regel, die beispielsweise die letzte Betrachtung miteinbezieht. Es erfolgt dann eine Benachrichtigung an der Autor und/oder den letzten Bearbeiter und daraufhin wird die Seite archiviert.

Wichtig ist es hier zwischen dem Löschen, also dem unwiderruflichen Entfernen der Inhalte, und dem Archivieren zu unterscheiden. Bei letzterem ist eine Wiederherstellung durch einen Administrator oder einen Berechtigten in der Regel problemlos möglich.

Skalierte Kommunikation

Wenn das Unternehmen aus einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern besteht, dann kann die Informationsverbreitung sehr leicht gelingen. Vielleicht reicht sogar schon ein kurzer Ruf in den Flur und alle sagen "ja" oder "nein". Doch wenn man international tätig ist und mehrere Standorte mit 100.000 Mitarbeitern hat und diese mit Informationen versorgen muss, ist das keine Option.

Wichtig ist hier nicht mehr personen-, sondern themenfokussierte Kommunikation zu betreiben. Das bedeutet unter anderem, dass die Informationen nicht mehr persönlich zwischen zwei Einzelnen geteilt werden, sondern an einer zentralen Stelle. Hier ist dann jeder selbst verantwortlich sich diese Informationen zu holen. Natürlich kann man dafür sorgen, dass diese Informationsbeschaffung durch Tools vereinfacht wird. Allerdings legt man Neuigkeiten dann nicht mehr auf Schreibtische oder in Briefkästen, sondern jeder ist selbst verantwortlich diese zu erhalten.

Dadurch ist es auch problemlos möglich Kommentare und Feedback direkt unter den Inhalten loszuwerden und diese zentral und transparent zu machen. Natürlich ist das auch eine Toolfrage, denn das gelingt nur dann, wenn man ein Werkzeug hat, das mir die skalierte Übersicht auch ermöglicht.

Natürlich ist es auch problemlos umsetzbar, die Möglichkeiten einzuschränken. Wenn beispielsweise nicht gewünscht ist, dass alle Mitarbeiter alles veröffentlichen können, lässt sich natürlich ein Redaktionsprozess einrichten, den Inhalte vor ihrer Veröffentlichung durchlaufen müssen. Realisieren lässt sich das über Berechtigungen.