Home-Office und effiziente Remote-Zusammenarbeit – Erfahrungen eines “Heimarbeiters”

Veröffentlicht am 15. April 2020

Behandelte Themen

Einführung von Matthias Rauer

Pauls Weg ins Home Office

Wie meistern die Team-Kollegen jetzt das Home Office selbst?

Etablierte Prozesse und Mechanismen

Das Setup für Paul im Teamraum

Gab es Widerstände, als Paul remote begann?

Flurfunk über die Teams hinweg: die digitale Teeküche

Konkrete Tipps für Leute im Home Office

Der Weg zur (temporären) Remote-Firma I und Der Weg zur (temporären) Remote-Firma II, zwei Blog-Artikel von Paul Pasler.

Transkription des Podcasts

Mit: Matthias Rauer und Paul Pasler von Seibert Media

Matthias:

Hallo und willkommen zu einer neuen Podcast-Folge von Seibert Media, der dritten Episode unserer aktuellen Staffel zum Thema Remote Zusammenarbeit an verteilten Standorten. Ja, Corona hält uns in Atem. Die Auswirkungen auf unser Leben und vor allem auch auf unsere Arbeitswelt konnten sich wohl die wenigsten vorstellen. Home Office ist inzwischen nicht mehr “nice to have”, sondern eine Notwendigkeit und auch bei Seibert Media haben wir reagiert. Unsere Büros sind weitgehend verwaist. Ganze Teams arbeiten von zu Hause aus. Meetings finden online statt, sogar große Kundenveranstaltungen werden remote durchgeführt. Und wenn es bei uns um die Themen Home Office und Remote Zusammenarbeit geht, dann ist mein Kollege Paul Pasler, eigentlich der Ansprechpartner. Er sitzt nicht nur jetzt im Home Office, sondern auch sonst und hat den meisten Kollegen, die jetzt erstmals in dieser Situation sind, einen entsprechenden Erfahrungsschatz voraus. Hallo Paul, schön, dass du heute ein paar Erfahrungen mit uns teilst.

Paul:

Hallo Matze, schön, dabei zu sein.

Matthias: 

Ich bin Matthias Rauer und lasse uns doch zum Anfang einmal auf deine spezielle Situation blicken. Du bist, wie gesagt, im Gegensatz zu den meisten Kollegen in der Situation, dass das für dich alles andere als neu ist. Du bist schon seit mehreren Jahren hauptamtlich im Home Office, erzähl doch mal kurz, wie es dazu gekommen ist. 

Paul:

Ja, also bei Seibert Media habe ich angefangen als studentische Hilfskraft letztendlich. Das war 2012 und ich bin ursprünglich nicht aus Hessen und bin zum Studium quasi umgezogen und nachdem das beendet war, habe ich mich dann eben dazu entschlossen, wieder zurück in die Heimat zu gehen und das hätte bedeutet, dass ich bei Seibert Media quasi weg müsste und wir haben uns dann aber eben dazu entschieden, das Experiment Remote Arbeit eben mal auszuprobieren. Ja und das lief dann quasi von 2015 ab, bis jetzt, also gute fünf Jahre. 

Matthias:

Jetzt kannst du bei deinen Kollegen hautnah erleben, wie sie selbst mit dieser für sie ungewohnten Situation umgehen. Was beobachtest du denn bei deinen Team-Kollegen? Wie nehmen die das denn auf im Moment?

Paul: 

Also in meinem Team direkt, glaube ich, sind wir halt mit dieser Remote Situation ja schon so ein bisschen vertraut durch meine Tätigkeit eben. Ich beobachte aber schon, dass es sehr unterschiedlich ist, wie die einzelnen Mitglieder mit der Situation umgehen. Also wir haben Leute, die sind sehr zufrieden im Home Office, sagen sie können besser im Tunnel arbeiten, andere wiederum können sich zu Hause nicht richtig konzentrieren zum Beispiel. Also es ist tatsächlich eine Typ-Sache. 

Matthias:

Kann denn dein Team jetzt davon profitieren, dass es bei euch bestimmte Mechanismen und Prozesse gibt, die schon etabliert und eingeübt sind? Also gibt es bestimmte Erfahrungen, die gerade du in der aktuellen Situation in die Team-Situation einbringen kannst?

Paul:

Ja, also, wie schon gesagt, wir sind grundsätzlich eben gewöhnt, dass wir irgendwie verteilte Meetings machen. Das hilft natürlich im Übergang schon. Die Erfahrung, die wir halt mit der normalen Remote Arbeit gemacht haben, die können wir jetzt natürlich auch direkt anwenden. Es ist einfacher, wenn alle Remote sitzen, als wenn das immer nur einer ist. Ein Haupt-Learning, was wir hatten über die letzten Jahre, ist quasi der dauerhafte Austausch. Also das heisst, dass wir uns nicht nur im Video Chat treffen, wenn wir ein konkretes Ziel haben oder ein Meeting haben, sondern dass wir das auch während unseren normalen Arbeiten laufen haben, um einfach so ein bisschen, den anderen auch so ein bisschen in seiner tagtäglichen Arbeit wahrzunehmen und nicht nur zielgerichtet miteinander zu sprechen. 

Matthias:

Gehe doch darauf noch einmal ein bisschen konkreter ein. Wie sieht denn im Regelfall in der Situation, das Team ist vor Ort und du bist im Home Office. Wie sieht denn da euer Setup aus?

Paul:

Ja also, wir haben letztendlich einen großen Bildschirm im Teamraum stehen, der mit einer Webcam versehen ist und einem guten Mikrofon und da ist eben ein Google Meet dann eben offen und ich kann mich dazu schalten, wenn ich eben ein bisschen Team-Atmosphäre schnuppern will. Die Idee ist quasi, dass ich Teil des Teams, Teil des Teamraums bin, als würde ich quasi mit einem Schreibtisch vor Ort sitzen. 

Matthias: 

Ihr wollt sozusagen in eurer Konstellation eure Situation simulieren, dass du auch, also nicht simulieren, die Situation ein bisschen nachstellen, dass du auch vom Drumherum, von der Atmosphäre im Team, von den kleinen Gesprächen etwas mitbekommst und dich daran beteiligen kannst, die nicht in den digitalen Kanälen stattfinden. Als Remote Kollege braucht man da ja doch oft außen vor. Richtig?

Paul:

Ja, genau. Also das war genau unsere Beobachtung. Viele kleinen Gespräche, viele kleine Informationen, die sich dann eben nach und nach erst zu einem großen Bild zusammenfügen. Und bevor wir diese Standleitung hatten, war es dann häufig so, dass es dann irgendwann mal nach vielen Gesprächen, vielen kleinen Gesprächen, eine Entscheidung gab, die mir dann auch mitgeteilt wurde. Also so nah war ich dann dran, aber bestimmte Diskussionen dann eben von neuem angefangen haben. Weil ich diese ganze Vorgeschichte nicht mitbekomme. Es ist schon erstaunlich, wie viel nonverbale Kommunikationen, bzw. beiläufige Kommunikation stattfindet, die sich remote halt nicht abbilden lässt, wenn ich halt nicht direkt immer mit dabei bin. 

Matthias:

Gab es eigentlich Widerstände in deinem Team, als du damals die Entscheidung getroffen hast, oder bzw. als es darum ging, das Experiment zu wagen, dass du, ich muss dazu sagen, du bist ja nicht in irgendeinen Team, sondern in einem richtigen Scrum Team in der Software Entwicklung und da ist ja doch der direkte Kontakt und die enge Zusammenarbeit besonders wichtig. Bist du da auf Widerstände getroffen oder wie habt ihr das geklärt?

Paul:

Also, hätte es im Team Widerstände gegeben, hätte die ganz Sache überhaupt nicht stattgefunden. Also es war schon so, dass mein damaliges Team Bock hatte, das auszuprobieren, wir uns persönlich auch gut verstanden haben und wir dann eben mit genügend Vorlauf auch schon bestimmte Rahmenbedingungen im Vorfeld klären konnten. Und so war es dann eben auch, dass dieser Start zumindest im Team eigentlich sehr reibungsarm war. Wenn es Widerstände gab, dann kamen die eher ein bisschen so aus dem weiteren Umfeld, weil einige Kollegen eben gesagt haben, dieses vor Ort und wir sind alle zusammen, das ist ein Teil unserer Unternehmens-Philosophie. Und das wir durch so ein Remote Setting eben ein bisschen aufgeweicht oder gesprengt. 

Matthias:

Ja, damals konnte sich noch niemand vorstellen, wie die Situation jetzt im Moment aussieht. Du hast eben schon über die kleinteilige Team-Kommunikation, über die nonverbale Kommunikation, die Kleingespräche, die nicht digital stattfinden, gesprochen. Wie ist das denn jetzt, wenn nicht nur einer Remote ist, sondern alle. Da gibt es ja keine Zurufe im Teamraum und keine Kaffeemaschine, an der man sich mal trifft und mal ein bisschen quatscht. 

Paul:

Ja genau, das ist also tatsächlich ein Problem. Aber ich glaube mit dieser Standleitung funktioniert das eben auch, wenn alle zu Hause sitzen. Also es macht schon Sinn, dann auch einen Teamraum, einen virtuellen Teamraum zu haben, wo solche Dinge dann eben trotzdem stattfinden. Ja, das ist dann halt immer so ein bisschen situationsbedingt, weil im Normalfall haben wir die Mikros gemutet, um die anderen halt nicht zu sehr zu stören, aber die Hemmschwelle, jemanden ansprechen oder sein Mikro mal eben kurz anzumachen und zu sagen, hier, da funktioniert etwas nicht, haben wir das nicht schon mal gemacht, weiß jemand, wie das geht, die ist halt niedriger, wenn man schon diesen Kanal offen hat. 

Matthias: 

Wie ist es denn aktuell mit dem Flurfunk über die Teams hinweg aus? Gibt es da vielleicht irgendwelche Vorschläge und Ideen, die so von den Leuten kommen. Keine Ahnung, erzähl mal ein bisschen, wie im Moment die Situation eben ist. 

Paul:

Also viel was, sagen wir mal, also Flurfunk, zumindest schon mal ein bisschen konkreterern Flurfunk betrifft, wird bei uns ja über den Microblog geteilt, also so eine Art Facebook Timeline, wo solche Informationen für mich dann zumindest am ehesten dann landen, wenn wir jetzt auch so eine Art, auf so einem Video-, Audio-Ding gucken, dann würde am ehesten die Digitale Teeküche ja in Frage kommen, die wir jetzt quasi gestartet haben. Das ist ein Chat, wo man sich verabreden kann und ein festes Meet, wo man dann eben zusammen Kaffee trinkt oder einen Kaffee macht oder halt einfach mal miteinander spricht, wo es jetzt nicht konkret um Arbeitsthemen geht, oder ein konkretes Ziel verfolgt. Also einfach, wie, wenn man sich normal irgendwo zu einem Kaffee treffen würde. 

Matthias:

Und da gehst du einfach rein und guckst, ob irgend jemand da ist?

Paul:

Genau, die Idee ist, dass man halt durch den Chat zumindest mal jemanden ansprechen kann, weil man sieht ja nicht, was derjenige gerade macht. Wenn man dann sagt, hier in fünf Minuten ein Kaffee, dann kann sich der andere auch darauf einstellen und dann gibt es dann eben, dann joinen beide diesen Meet und dann kann man sich eben unterhalten. 

Matthias:

Lass uns doch mal zurückkommen auf diese konkrete Home Office Situation, in der wir alle uns ja jetzt befinden. Es ist vielleicht gar nicht so einfach für Leute, die das nicht gewöhnt sind, ihren Tag zu strukturieren. Du hast vor eine Weile mal einen interessanten Blog-Artikel geschrieben, in dem du dich mit der Frage beschäftigst, die in diesem Zusammenhang nicht ganz unwesentlich ist. Wann hat man eigentlich Feierabend? Wenn acht Stunden auf der Uhr stehen oder wenn man abends müde ist, wenn die aktuelle Aufgabe abgeschlossen ist? Wie ist denn dein Ansatz in dieser Frage als Home Office Profi?

Paul:

[Lacht], ja, also mein Ansatz ist derzeit tatsächlich, dass der Tagesablauf bei mir durch die Kinder ein wenig strukturiert ist. Also die werden wach, wollen was essen, wollen auch Mittag essen, die wollen Abend essen, also in sofern, durch die Essenszeiten ist bei mir der Tag schon einigermassen vorstrukturiert. Ich glaube, mal unabhängig von Kindern, was wichtig ist, ist das man halt diesen Feierabend halt sich aktiv nimmt und sagt, jetzt übertrete ich die Schwelle vom Arbeitszimmer und habe jetzt Feierabend. Das heisst dann eben halt auch, Handy aus, Rechner aus. Also so diesen, dass man das, wie wenn man aus einem Büro raus geht und sagt, jetzt bin ich fertig. Das ist glaube ich ganz wichtig, um abzuschalten.

Matthias:

Lass uns diese Folge mal abschließen, hast du vielleicht ein, zwei konkrete Tipps für Leute, die nun zum ersten Mal in der ungewohnten Home Office Situation sind? Welche Routinen oder Ansätze haben dir vor allem anfangs geholfen und könnten auch für andere Leute hilfreich sein?

Paul:

Ja, also wenn wir nochmal zu dieser Tagesstruktur zurückkommen, also ich glaube es hilft, wenn man vielleicht sogar eine feste Uhrzeit eben hat, an der man anfängt und vielleicht auch die Pausen erstmal zu einer bestimmten Uhrzeit macht, um einfach quasi klare Strukturen in diesem Tag zu haben. Das wäre so das eine. Das andere, für die Leute, die jetzt auch quasi sich ein bisschen einsam fühlen, in dem Home Office, die glaube ich, also profitieren davon, wenn sie aktiv Leute auch ansprechen. Kollegen auch ansprechen und sagen, hier wollen wir mal kurz 15 Minuten miteinander sprechen, halbe Stunde. Ich glaube, dieser Austausch ist auf einer persönlichen Ebene wichtig. Teilweise kommen auch wirklich sinnvolle Ergebnisse dabei rum oder sinnvolle Ideen oder so etwas. Also dieser Austausch fördert dann auch eben Kreativität. 

Matthias:

Cool, damit wollen wir diese Podcast-Folge abschließen. Paul, Danke, dass du dir Zeit genommen hast.

Paul:

Ja, vielen Dank!

Matthias: 

Euch, einstweilen vielen Dank fürs Zuhören. Auch in der nächsten Podcast-Folge bleiben wir dem aktuellen Thema treu, allerdings dann auf einer höheren Ebene. Dann wollen wir nämlich fragen, wie eine agile Organisation, die Produkte nach dem Scaled Agile Frameworks SAFe entwickelt, das Beste aus der Situation machen kann. Ich hoffe, wir hören uns dann wieder. Bis dahin, bleibt gesund! Tschüss!