E-Mails sind gut für Benachrichtigungen. Aber E-Mails werden auch für vieles missbraucht. Meetings können produktiv sein, oft sind sie einfach nur Zeitfresser. Genau da kann das Intranet ansetzen. 

Hier, schauen Sie mal auf mein Notebook: Ich habe gerade unseren Weblog aufgerufen, in dem wir täglich Artikel veröffentlichen. Allein hier haben wir das Thema schon dutzendfach aufgegriffen. Jeder kennt es. Und wer vielleicht nicht selbst betroffen ist, kennt zumindest reichlich Leute, die sich darüber beklagen: E-Mails. Es sind zu viele. Es kostet zu viel Zeit, sie zu lesen und zu bearbeiten. Die Zeit, die wir damit verbringen, fühlt sich später nicht produktiv an. Wir sind erschöpft und haben trotzdem das dumpfe Gefühl, nichts “Großes” erledigt zu haben.

E-Mail-Chaos - omnipräsent, vieldiskutiert, ungelöst

Finden Sie es übertrieben, wenn ich die E-Mail als eines der potenziell giftigsten Elemente für die eigene Produktivität im Berufsleben bezeichne? Es gibt so gut wie keine Rolle in Unternehmen, in der das Bearbeiten von persönlichen Mails als “wichtigste Aufgabe“ angesehen werden kann. Trotzdem starten Sie Ihren Arbeitstag mit dem Blick in Ihre Mails, oder?

Warum fühlen sich viele Leute verpflichtet, nach dem Urlaub als Erstes ihren hoffnungslos vollgestopften Posteingang durchzuarbeiten? Warum verbringen sie so viel Zeit am Tag damit? Warum füllen E-Mails auch noch die wenigen Lücken und Verschnaufpausen des Arbeitstags? Es soll Menschen geben, die sogar auf der Toilette in ihrem Handy den Posteingang durchsehen. 

Weshalb ist das so? Der erste Grund: weil die E-Mail omnipräsent ist. Wenn Sie zu denjenigen gehören, die unterwegs auf dem Handy nicht auf ihre Mails zugreifen können, gehören Sie zu den letzten Mohikanern. Die E-Mail ist einfach immer verfügbar: am eigenen Computer, auf dem Smartphone. Der Abruf ist kinderleicht; er erfolgt im Hintergrund und man kann E-Mails selbst ohne Internetverbindung bearbeiten. Der digitale Brief ist als Technologie so elementar und einfach, dass wir sie ständig nutzen. Auch Ihr Intranet wird auf den Erfolg von E-Mails aufbauen und das Medium integrieren wollen. Jede gute Software im Unternehmen ist mit der E-Mail kompatibel oder verschickt welche.

Der zweite wesentliche Grund für den Erfolg der E-Mail ist unsere Neugierde. E-Mails sind ziemlich gut personalisierte Newsportale in Ihrem Intranet. Sie sind wirklich nur für Sie. Irgendwer, und sei es auch nur ein Software-Prozess, hat Ihnen eine Mail geschickt. An Ihre Adresse. Das ist kein Zufall. Selbst Spammer schicken schon lange nicht mehr wahllos Mails, sondern senden sie an Ihre Mail-Adresse, weil sie diese irgendwoher bekommen haben. E-Mails sind relevant – und zwar so relevant wie sonst nur Messenger-Nachrichten. Aber das ist ein anderes Thema und im Unternehmen noch längst nicht so verbreitet.

Die E-Mail ist also erfolgreich, weil sie einfach verfügbar und persönlich ist. Als Intranet-Verantwortliche müssen wir das anerkennen. Wir sollten uns nicht dazu hinreißen lassen, leichtfertig die Eindämmung oder gar die Abschaffung von E-Mails durch das Intranet zu versprechen. Ich bin schon an zig Situationen beteiligt gewesen, in denen die E-Mail und ihre Bekämpfung die Grundlage für das Intranet-Budget war. Grenzwertig, aber nicht unüblich.

Heutzutage wird die E-Mail für die unterschiedlichsten Dinge missbraucht, die das Intranet besser kann. Ist das bei Ihnen auch so? Ja, habe ich mir gedacht. Aber in diesem Fall können Sie durchaus schon Versprechungen machen. Lassen Sie uns später noch mal darauf zurückkommen. Erinnern Sie mich daran?

Wichtig ist an dieser Stelle, dass Sie die Ambiguität der E-Mail wahrnehmen. Sie ist gut und böse gleichermaßen. Es kommt immer auf den Anwendungsfall an. E-Mails sind prima für reine Informationen, die keine Interaktion erfordern. Wenn die Aufgabe mit dem Lesen erledigt ist, gibt es auch heute kaum ein besseres Medium als die E-Mail. Auch noch gut sind Benachrichtigungen. Sie erfordern zwar meist eine Reaktion, die aber über eine Spezial-App – in unserem Fall das Intranet – abgewickelt werden kann.

Versprechen Sie also nicht, dass Sie mit einem Intranet die E-Mail in Ihrem Unternehmen abschaffen werden, sondern stellen Sie ein differenzierteres Szenario in Aussicht: “Wir sorgen dafür, dass wir alle weniger Zeit mit Mails verbringen müssen. Zusammenarbeitsprozesse bilden wir im Intranet ab. Wir eliminieren E-Mails dort, wo sie eh nur missbraucht werden, und wir nutzen sie in Kontexten, in denen sie stark sind. E-Mails werden zwar nicht weniger, aber ihr Charakter ändert sich, und das hat wiederum Einfluss auf den Umgang mit ihnen. Mail-Benachrichtigungen erhalten wir künftig auch aus dem Intranet. Aber die können alle in einem spezifischen Ordner landen. Und wer keine Zeit hat, schaut einfach ein paar Tage lang nicht rein.”

Kurz gesagt: Mails sind gut für Informationen. Auch das Intranet nutzt die E-Mail für diese Zwecke. Aber das Medium wird im Arbeitsalltag vielfach missbraucht. Und da setzt ein gutes Intranet an. Langfristig können wir unsere Zeit wirksamer und produktiver verwenden als für das Lesen, Beantworten und Verwalten von Mails.

Meeting-Hölle - permanent über alles reden ist auch keine Lösung

Ihr Arbeitstag umfasst neben der E-Mail noch weitere zeitaufwendige Kommunikationsarten. Überlegen Sie mal kurz: Mit welchem Format haben Sie (neben der Mail) in der letzten Woche die meiste Zeit verbracht? Aha, Meetings – das habe ich mir gedacht.

Wer etwas erledigen will, macht ein Meeting und rettet sich mit anderen in den “Fokuszwang der synchronen Zusammenkunft”, der für ein persönliches Treffen in der Regel charakteristisch ist. Sie können in einem Meeting nicht einfach Ihre Mails bearbeiten oder telefonieren oder Messenger benutzen – jedenfalls nicht, ohne andere Teilnehmer durch Ihr demonstratives Desinteresse zu irritieren oder gar zu verärgern, auch wenn das vielleicht nicht direkt ausgesprochen wird.

Wenn wir mit zwei oder drei Personen in einem Raum sitzen, um den nächsten Messeauftritt zu besprechen, müssen wir zwangsläufig mit ihnen daran arbeiten. Das können wir wohl als produktiv bezeichnen, weil die Ablenkungen sinken. Meist arbeiten in so einem Meeting aber nicht alle. In hierarchischen Unternehmen bestimmt vielleicht einfach der Chef, wo es langgeht. Doch zumindest beschäftigen sich alle mehr oder weniger nur mit einer Sache. Wenn sonst überall nur Ablenkung lauert, kann sich das schon fast gut anfühlen, nicht?