Transparenz

Wenn Sie mich nach der wichtigsten Eigenschaft erfolgreicher, dynamikrobuster Unternehmen fragen, dann lautet meine Antwort: Transparenz. Erst wenn allen Mitarbeitern alle für ihren Kontext relevanten Informationen schnell und unkompliziert zur Verfügung stehen, sind diese Menschen in der Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen. Ohne Entscheidungen kein Fortschritt, ohne Fortschritt kein Erfolg. Die beiden häufigsten Gründe für Intransparenz sind Machtkämpfe, in denen Information als Währung gehandelt wird, und die Sorge, dass mit den Informationen nicht vertrauensvoll und verantwortungsbewusst umgegangen wird. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass ein transparentes Unternehmen auf vertrauensvoller Zusammenarbeit und Ergebnisorientierung basiert. Transparenz ist somit die logische Konsequenz einer wünschenswerten Unternehmenskultur.

Informationstransparenz ist keine Bringschuld "von oben", sondern eine Aufgabe für das gesamte Unternehmen. Am Anfang gilt es, digitale und analoge Informationen rollenspezifisch verfügbar zu machen, gegebenenfalls aufzubereiten und zu verdichten. Auf diese Weise können alle Mitarbeiter die für sie relevanten Informationen konsumieren und verarbeiten. Ein Mehrwert für das Unternehmen entsteht aber in der Regel erst dann, wenn die Mitarbeiter in der Lage sind, Feedback zu geben – beispielsweise, indem sie auf Basis dieser Informationen Entscheidungen treffen, oder indem sie diese Informationen kommentieren und mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung anreichern. Aus Information folgt Feedback, und daraus im besten Fall Kommunikation.

Ich habe in den vergangenen Jahren mehrere Unternehmen bei ihrem organisatorischen Wandel begleitet. Immer spielte Transparenz und eine Visualisierung der Informationen eine große Rolle. Diese Erfahrungen bringe ich auch gerne in Ihr Unternehmen ein. Eine Patentlösung gibt es allerdings nicht – wohl aber bewährte Schritte für den Einstieg in den Wandel. Einige dieser Starthelfer sind in dem Buch "Management Y" beschrieben, an dem ich als Koautor mitgewirkt habe.

Intranet

Viele Mitarbeiter sind willens, ihr Wissen und ihre Erfahrung aktiv ins Unternehmen einzubringen. Leider sehen sie oft die Informationen vor lauter Informationssystemen und Datenquellen nicht. Ein Intranet kann helfen, den Zugang zu den verschiedenen Informationssystemen zu erleichtern und zu regeln. Dabei ist das Intranet selbst noch kein Garant für den Durchbruch im Umgang mit Informationen. Es bildet die technische Basis, auf der dann ein geeignetes Informationsdesign implementiert werden muss. Bei der fachlichen Aufgabe, den Zugang zu den relevanten Informationen zu vereinfachen, hilft meine langjährige Erfahrung in der fachlichen und technischen Konzeption von Unternehmensportalen.

Wiki

Wenn Kommunikation in Unternehmen vom Feedback lebt, dann dürfen Informationskanäle keine Einbahnstraßen sein. Klassische, auf Portalsystemen basierende Intranets sind genau das: sie dienen der Publikation von Informationen, manchmal angereichert um Kommentarfunktionen oder Diskussionsforen. Damit tragen diese Systeme oft unbewusst zu dem Informationswirrwarr bei, das sie eigentlich verhindern sollen.

Einen direkteren Weg verfolgt das Wiki. Hier bearbeiten die Benutzer gemeinsam die Inhalte – immer mit dem Ziel, die Informationsbasis aktuell und relevant zu halten. Die Bereitschaft, allen Mitarbeitern schreibenden Zugriff auf die Inhalte des Wiki zu geben, erfordert wieder viel Vertrauen und eine gesunde Unternehmenskultur. In Ergänzung zur selbstorganisierten Redaktion empfehle ich, die Rolle des "Wiki-Gärtners" zu etablieren, der – einem echten Gärtner gleich – das Wiki hegt und pflegt, um dem Wildwuchs Einhalt zu gebieten.

Ganzheitliches Informationsdesign

Wenn Sie das Beste aus Ihren Informationen holen wollen und in Ihren Mitarbeitern echte Mit-Unternehmer sehen, dann wird es Zeit, sich Gedanken über ein Intranet zu machen, das Transparenz fördert und authentisches Feedback fordert. Dabei unterstütze ich Sie gerne mit meiner langjährigen ganzheitlichen Erfahrung:

Organisatorisch – die Förderung einer Transparenzkultur bedeutet in den meisten Fällen, die Organisation weiterzuentwickeln. Ich habe verschiedene Unternehmen beim Wandel zu flexibleren und "agileren" Organisationsformen begleitet.

Fachlich – gute Inhalte bringen die Dinge auf den Punkt. Das Erstellen guter Inhalte will gelernt sein. Das gilt für alle Bereiche – von der Formulierung fachlicher Anforderungen in Projekten bis hin zur Top-down-Kommunikation. Nach mittlerweile sieben Büchern, an denen ich als (Ko-)Autor mitgewirkt habe, weiß ich grundsätzlich, wie man die Dinge auf den Punkt bringt. Aber ich lerne ständig weiter und lasse andere an diesem Wissen teilhaben.

Technologisch – seit vielen Jahren berate ich Unternehmen beim Einsatz von Unternehmensportalen. Als Diplom-Informatiker bin ich in der Lage, die fachlichen Anforderungen technologisch zu bewerten und umzusetzen. Dabei lege ich stets großen Wert auf die Wartbarkeit der IT-Lösung und deren Eignung für den IT-Betrieb. Aber bevor ich das vermeintlich richtige IT-Werkzeug zur Hand nehme, versuche ich zunächst die fachlichen Bedürfnisse zu verstehen. Manchmal ist die Lösung dann ein großes Blatt Papier und eine einfache Zeichnung.